Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.
Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.
Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi.
Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.
Henry Mintzberg mengatakan bahwa ada 5 bagian dasar organisasi yaitu :
1. The Operating Core. Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa
2. The Strategic Apex. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management)
3. The Middle Line. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional
4. The Technostructure. Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.
5. The Support Staff. Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff)
Prinsip- prinsip penyusunan organisasi, yaitu :
1. Perencanaan sasaran yang akan dicapai dalam pengembangan usaha
2. Merangkaikan pekerjaan menjadi satu system
3. Kesatuan dalam perintah
4. Memelihara kemampuan pengawasan
5. Menyusun tatanan dan skema jabatan
Alasan mengapa perusahaan menyusun struktur organisasi, yaitu :
1. Untuk membedakan suatu tugas/pekerjaan
2. Untuk memberikan kemungkinan dilakukan koordinasi atas tugas-tugas sehingga akan lebih efektif
3. Untuk menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan
4. Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan pelaksanaan strategi usaha
5. Untuk pempermudah pengawasan
6. Untuk mempermudah evaluasi
7. Untuk mencegah kelambatan-kelambatan dan kesulitan dalam bekerja
8. Untuk mengatur cara bekerja dan bekrjasama
9. Sebagai pedoman kerja dan alur kerja
10. Untuk mencegah kerumitan dalam bekerja
Bentuk-bentuk organisasi berdasarkan pada penggunaan dan pengembangan wewenang lini, fungsisional dan staf, antara lain :
1. Struktur organisasi lini
Adalah organisasi yang masih sederhana dimana jumlah pegawai dan bidang tugasnya masih sedikit. Organisasi ini mempunyai garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan.
Kelebihan struktur organisasi lini, antara lain :
a. Kesatuan perintah lebih terjamin
b. Proses pengambilan keputusan berjalan cepat
c. Pengendalian organisasi cenderung mudah dilaksanakan
d. Rasa solidaritas pegawai umumnya tinggi
Kelemahan struktur organisasi lini, antara lain :
a. Pimpinan sering sekali bertindak otoriter
b. Kesempatan pegawai untuk berkembang terbatas
c. Organisasi terlalu tergantung pada pemimpin
d. Sulit membedakan antara tujuan pribadi pimpinan dengan tujuan organisasi
2. Struktur organisasi fungsional
Adalah organisasi yang tidak mengenal adanya kesatuan perintah karena para pegawai pelaksana akan melaksanakan tugas yang diperintahkan dari beberapa atasan.
Struktur organisasi ini cocok digunakan oleh perusahaan yang mempunyai jenis pekerjaan yang beragam tetapi menuntut adanya spesialisasi.
Kelebihan struktur organisasi fungsional, antara lain :
a. Para pegawai akan lebih ahli di bidangnya
b. Efisiensi dan produktivitas relative mudah ditingkatkan
c. Keuntungan dari spesialisasi dapat diperoleh secara optimum
Kelemahan struktur organisasi fungsional, antara lain :
a. Tidak ada kesatuan perintah
b. Dapat menciptakan konflik antar fungsi
c. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan
3. Struktur organisasi lini dan staf
Adalah organisasi yang cocok digunakan oleh perusahaan dengan pegawai yan banyak, daerah kerjanya luas dan pekerjaannya banyak. Penggunaan staf ditujukan untuk membantu tugas pimpinan. Tugas staf antara lain membantu pimpinan dalam hal member saran serta pertimbangan untuk mengambil kebijaksanaan atau keputusan.
Kelebihan struktur organisasi lini dan staf, antara lain :
a. Pengambilan keputusan relative mudah
b. Koordinasi mudah dilakukan karena pengembangan tugas
c. Inisiatif pegawai dapat berkembangan karena mereka bekerja sesuai keahliannya
Kelemahan struktur organisasi lini dan staf adalah memerlukan biaya yang besar.
4. Struktur organisasi fingsional dan staf
Adalah organisasi gabungan dari ketiga struktur organisasi di atas yang cocok digunakan pada perusahaan besar yang mempunyai pekerjaan yang banyak dan kompleks. Dengan penggabungan ini maka kelemahan-kelemahan struktur organisasi dibuang dan kebaikan-kebaikan digunakan dan dikembangkan sedemikian rupa.
I. PRODUK DAN JASA
Produk adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan produsen untuk diperhatikan, diminta, dicari, dibeli, digunakan atau dikonsumsi pasar sebagai pemenuhan kebutuhan atau keinginan pasar yang bersangkutan.
Produk dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu : barang dan jasa.
1. Barang
Barang adalah hasil kegiatan produksi yang memiliki sifat-sifat fisik dan kimia serta ada jangka waktu antara saat diproduksi dengan saat produksi tersebut dikonsumsi atau digunakan.
Barang berwujud fisik karena bias dilihat, diraba/disentuh, dirasa, dipegang, disimpan, dipindahkan dan perlakuan fisik lainnya.
Ditinjau dari aspek daya tahannya, terdapat dua macam barang :
a. Barang tidak tahan lama (nondurable goods), contoh: minuman dan makanan ringan, kapur tulis, gula, garam dan lain-lain.
b. Barang tahan lama (durable goods), contoh: TV, lemari es, mobil, computer dan lain-lain.
Ditinjau dari aspek seleksi oleh wirausaha, antara lain :
a. Kebutuhan pokok/utama, contoh: kebutuhan pangan, sandang dan papan
b. Kebutuhan penunjang (bukan bersifat kemewahan), contoh: minyak wangi, alat kecantikan
c. Kebutuhan pelengkap (besifat kemewahan), contoh: VCD, mobil mewah, rumah mewah.
2. Jasa
Jasa adalah hasil kegiatan produksi yang tidak memiliki sifat-sifat fisik dan kimia serta tidak ada jangka waktu antara saat diproduksi dengan saat produksi tersebut dikonsumsi atua digunakan.
Ciri-ciri produk jasa, yaitu :
a. Tidak berwujud (intangibility)
b. Tidak dipisahkan (inseparability)
c. Berubah-ubah (variability), bergantung pada penyajiannya, waktu dan tempat disajikan.
d. Daya tahan (rentability), tidak akan jadi masalah bila permintaan ada dan stabil
Beberapa produk jasa yang ditawarkan kepad konsumen, antara lain:
a. Jasa transportasi
b. Jasa asuransi
c. Jasa servis
d. Jasa salon kecantikan
e. Jasa perantara perdagangan
f. Jasa hiburan
Tingkatan produk secara umum, yaitu :
1. Produk utama/inti adalah manfaat yang sebenarnya dibutuhkan dan akan dikonsumsi oleh pelanggan dari setia produk
2. Produk generic adalah produk dasar yang mampu memenuhi fungsi produk yang paling dasar (rancangan produk minimal agar dapat berfungsi)
3. Produk harapan (expected produk) adalah produk formal yang ditawarkan dengan berbagai atribut dan kondisinya secara normal (layak) diharapkan dan disepakati untuk dibeli
4. Produk pelengkap (augmented product) adalah berbagai atribut produk yang dilengkapi atau ditambah berbagai manfaat dan layanan yang dapat member tambahan kepuasan dan bisa dibedakan dengan produk pesaing
5. Produk potensial adalah segala macam tambahan ddan perubahan yang mungkin dikembangkan untuk suatu produk di masa mendatang
Jenis produk berdasarkan tujuan pemakainya, terdiri dari :
1. Shopping goods yaitu barang yang memerlukan pertimbangan kualitas, harga, gaya kemasan dan jenis, contoh: TV, jam tangan, kulkas dan lain-lain
2. Convinience goods yaitu barang konsumsi yang sifatnya mudah dica ri bila diperlukan setiap saat dan tersedia di toko/warung terdekat, contoh: es krim, rokok, sabun, gula, permen dan lain-lain
3. Speciality goods yaitu barang kebutuhan konsumen tetapi memerlukan pelayanan khusus dan terdapat di toko/tempat tertentu, contoh: mobil mewah, jam tangan mewah, permata dan lain-lain
4. Unsought goods yaitu barang yang tidak dicari dan pemasarannya dengan mendatangi konsumen, contoh: ensiklopedia
Menganalisis peluang usaha berdasarkan produk/jasa :
a. Menganalisis bidang produk
Ada 3 kalsifikasi produk :
Ada 3 kalsifikasi produk :
1. Produk primer (penggalian SDA)
2. Produk sekunder(Pengolahan /proses bahan baku)
3. Produk tersier (Peralatan dan Pelayanan Jasa )
b. Tujuan diadakan analisis terhadap jenis produk:
1. Memenuhi keinginan dn minat konsumen
2. Memenangkan persaingan
3. Meningkatkan jumlah penjualan
4. Mendayagunakan sumber-sumber produksi
5. Mencegah kebosanan konsumen
c. Menganalisis bidang jasa :
Jasa adalah hasil produksi yang tidak mempunyai bentuk.
Upaya dibidang usaha jasa dapat menarik konsumen :
Jasa adalah hasil produksi yang tidak mempunyai bentuk.
Upaya dibidang usaha jasa dapat menarik konsumen :
1. Memasang reklame/iklan yang mencolok dan menarik
2. Memasang lampu yang terang dan menarik
3. Menyebar pamphlet
4. Mengadakan demonstrasi
5. Memberikan potongan harga
d. Hal yang harus dipertimbangkan wirausahawan agar berhasil dalam bidang jasa :
1. Pengetahuan tentang selera dan minat calon konsumen
2. Mengetahui bidang jasa yangm paling laku
3. Menjaga hubungan harmonis dengan pensuplai
Dalam menciptakan dan meningkatkan kualitas produk hendaknya setiap perusahaan melakukan strategi sebagai berikut :
a. Penyempurnaan kualitas
b. Penyempurnaan ciri khas produk
c. Perteknikan
d. Keanekaragaman
e. Penyempurnaan corak
f. Pernyataan kualitas produk (kualitas rendah, sedang, baik dan sangat baik)
Untuk menentukan produk dan jasa yang dipasarkan, sebaiknya memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
1. Kebutuhan konsumen
2. Daya beli masyarakat
3. Selera masyarakat
4. Jumlah konsumen
5. Persaingan
II. PENGELOLAAN PERSEDIAAN
Pengelolaan persediaan adalah suatu tindakan seorang pengusaha untuk menjaga agar persediaan barang tetap stabil (tidak sampai kekurangan dan kelebihan) sesuai rencana.
Pengelolaan persediaan yang baik maka akan menghemat biaya dan meningkatkan pendapatan. Persediaan yang tidak dikelola dengan tepat akan menimbulkan berbagai permasalahan, seperti
terhambatnya kegiatan produksi, kehilangan pelanggan serta terjadi pemborosan. Oleh karena itu pengelolaan persediaan memberi beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut :
terhambatnya kegiatan produksi, kehilangan pelanggan serta terjadi pemborosan. Oleh karena itu pengelolaan persediaan memberi beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut :
1. Terjaganya kontinuitas proses produksi
2. Meningkatakan penerimaan perusahaan
3. Meningkatkan jumlah produksi
4. Dapat dengan tepat menghitung kebutuhan bahan baku
5. Mencegah terjadi pemborosan, baik waktu, biaya maupun tenaga
6. Memberi kepuasan kapada pelanggan
7. Untuk menjaga jangan sampai persediaan habis
Melihat pada keuntungan atau manfaat dari pengelolaan persediaan, maka tampak bahwa mengelola persediaan menjadi kebutuhan yang mendasar yang harus dilakukan oleh setiap perusahaan. Dalam hal ini adalah manajer produksi yang berkerjasama dengan manajer pemasaran dan keuangan.
Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku ataupun barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut. Persediaan timbul karena adanya perbedaan antara permintaan konsumen dan penawaran perusahaan sehingga terjadi perbedaan pula pada material yang dibutuhkan.
Ada dua hal pokok yang harus diperhatikan dalam pengelolaan persediaan, yaitu :
a. Sistem kualitas (quality system), akan mempengaruhi kualitas dari hasil produksi, oleh karena itu perlu dilakukan perencanaan standarisasi kualitas bahan baku pada saat awal pembelian.
b. Jumlah yang dibeli akan berpengaruh pada biaya yang akan timbul karena jumlah pembelian bahan baku yang terlalu besar atau terlalu sedikit.
Dalam melakukan pengelolaan persediaan ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :
1. System pencatatan yang paling tepat
2. Metode pencatatan yang tepat untuk menentukan persediaan
3. Menghitung persediaan
4. Menyusun laporan pesediaan, agar terjadi keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan pendapatan di dalam satu periode
Mengenai system pencatatan, ada dua system, yaitu :
1. Pencatatan secara terus menerus (perpetual system)
Adalah pencatatan yang dilakukan secara terus menerus dengan dasar mencatat semua penambahan dan pengurangan dengan cara yang sama, yaitu masing-masing jenis barang dibuat perkiraan sendiri-sendiri dan untuk transaksi yang berkaitan dengan pengembalian dan pengurangan harga dibukukan dalam buku pembantu (subsidiary ledger)
2. Pencatatan secara periodic (periodic system)
Adalah pencatatan yang dilakukan pada waktu atau periode tertentu, seperti mingguan, bulanan atau semester)
Mengenai metode pencatatan persediaan barang dapat digunakan cara berikut :
1. First-in, First-out (FIFO)
Barang persediaan yang pertama masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan
Contoh :
Data mengenai bahan baku pada PT Sinar Sejahtera selama dua minggu pertama bulan Mei 2011 adalah :
01 Mei, persediaan 8.000 kg @ Rp 1.000,-
09 Mei, pembelian 12.000 kg @ Rp 1.200,-
17 Mei, masuk proses produksi 15.000 kg
Harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi pada tanggal 17 Mei 2011 sebanyak 15.000 kg. Dihitung sebagai berikut :
8.000 kg @ Rp 1.000,- : Rp 8.000.000,-
7.000 kg @ Rp 1.200,- : Rp 8.400.000,-
15.000 kg : Rp 16.400.000,-
Berdasarkan perhitungan di atas, bahan baku yang dipakai dalam proses produksi yang harus dicatat sebesar Rp 16.400.000
2. Last-in, First-out (LIFO)
Barang persediaan yang terakhir masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan
Contoh :
12.000 kg @ Rp 1.200,- : Rp 14.400.000,-
3.000 kg @ Rp 1.000,- : Rp 3.000.000,-
15.000 kg : Rp 17.400.000,-
Berdasarkan perhitungan di atas, bahan baku yang dipakai dalam proses produksi yang harus dicatat sebesar Rp 17.400.000
3. Metode Rata-rata Tertimbang (Average Cost Method)
Barang persediaan dikeluarkan adalah hasil kali kuantitas barang persediaan yang dipakai dan harga pokok rata-rata per satuan
Contoh :
8.000 kg @ Rp 1.000,- : Rp 8.000.000,-
12.000 kg @ Rp 1.200,- : Rp 14.400.000,-
20.000 kg : Rp 22.400.000,-
Harga pokok rata-rata tiap kg : Rp 22.400.000,- : 20.000 kg = Rp 1.120,-
Harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi (15.000 kg) = 15.000 x Rp 1.120,- = Rp 16.800.000,-
Berdasarkan perhitungan di atas, bahan baku yang dipakai dalam proses produksi yang harus dicatat sebesar Rp 16.800.000
Pencatatan bahan baku pada dasarnya meliputi pencatatan pembelian dn pemakaian bahan baku dalam proses produksi dengan menggunakan cara-cara berikut :
1. Pencatatan system fisik (periodic)
Harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi dihitung dan dicatat pada setiap akhir periode, setelah lebih dahulu dihitung harga pokok persediaan bahan baku pada akhir periode. Dengan demikian, selama periode berjalan tidak ada pencatatan mengenai harga pokok bahan baku yang dipakai dalam proses produksi.
2. Pencatatan system perpetual
Harga pokok bahan baku yang dibeli dan yang dipakai dalam proses produksi dicatat dalam perkiraan persediaan bahan baku. Harga pokok bahan baku yang diproses dicatat debet perkiraan barang dalam proses dan kredit pada perkiraan persediaan bahan baku. Dengan demikian, metode penilaian persediaan diterapkan untuk menghitung harga pokok bahan baku yang keluar (diproses)
Data yang diperlukan untuk menyusun laporan persediaan barang diperoleh dari :
1. Buku pembelian (tunai/kredit)
2. Buku penjualan (tunai/kredit)
3. Kartu persediaan gudang
4. Kartu persediaan di toko
5. Kartu retur pembelian
6. Kartu retur penjualan
Untuk keperluan pengendalian persediaan diperlukan alat analisis yang disebut Economic Order Quantity (EOQ)/kuantitas pemesanan yang ekonomis/optimum.
Dengan alat analisis EOQ bertujuan agar :
1. Diharapkan bahan baku dan bahan penolong menjadi siap setiap saat dibutuhkan.
2. Dapat diperhitungkan berapa kali kita harus melakukan pembelian bahan dalam satu kali periode produksi.
3. Dapat diperhitungkan berapa jumlah yang harus dibeli pada setiap kali melakukan pembelian
Rumus EOQ adalah :
Keterangan : 2 = bilangan konstanta
C = biaya pesanan
N = jumlah periode/tahun
S = biaya penyimpanan di gudang
Perhitungan ini akan bermanfaat jika harga bahan baku tetap.
VI. PROSES PRODUKSI
Proses produksi adalah kegiatan penciptaan, pengubahan atau penambahan nilai guna suatu barang. Proses produksi merupakan kegiatan yang dominan dilakukan oleh perusahaan industri. Proses produksi memiliki sifat-sifat yang dibedakan menjadi :
1. Proses produk terus menerus (continuous process of production)
Adalah suatu proses produksi dimana pengolahan bahan bakunya mengalir secara berurutan melalui beberapa tahapan pengerjaan sampai akhirnya menjadi bahan jadi.
2. Proses produksi berselingan (intermittent process of production)
Adalah proses produksi yang terputus-putus, proses produksi dilakukan tidak secara berurutan, melainkan setiap tahap pengerjaan setelah selesai akan terhenti dahulu sebelum dilanjutkan pada tahap berikutnya.
Persyaratan yang harus dipenuhi dalam proses produksi adalah meliputi :
a. Adanya prosedur kerja dalam proses produksi
b. Adanya tata letak peralatan proses produksi
c. Adanya tata ruang proses produksi
d. Adanya jenis dan bahan yang akan diproduksi
e. Adanya para karyawan yang mampu mengerjakan prose produksi
Tahapan-tahapan dalam penetapan proses produksi adalah sebagai berikut :
a. Routing, yaitu urutan proses produksi dari bahan mentah menjadi barang jadi.
b. Scheduling, yaitu jadwal kegiatan operasi proses produksi sebagai suatu kesatuan.
c. Dispatching, yaitu proses pemberian untuk mulai melaksanakan operasi proses produksi.
d. Follow up, yaitu berbagai kegiatan agar tidak terjadi penundaan dan mendorong terkoordinasinya seluruh perencanaan proses produksi.
Adapun perencanaan proses produksi adalah sebagai berikut :
1. Proses persiapan
Wirausaha melakukan kegiatan menimba gagasan dari konsumen tentang produk apa yang sedang diminati, bersama-sama karyawan untuk memikirkan produk yang akan dibuat.
2. Penyaringan gagasan
Wirausaha memilih gagasan yang terbaik dan tepat untuk diproduksi.
3. Analisis gagasan
- Potensi permintaan terhadap produk
- Jumlah penjualan produk
- Jumlah pemasaran produk
- Kemampuan produk yang mendatangkan laba
4. Percobaan proses produksi
Mewujudkan gagasan ke dalam kegiatan konkret, yaitu membuat produk yang bisa dipertanggungjawabkan.
5. Uji coba produksi
Melakukan pengujian produk agar diketahui kelemahan, efek samping, kualitas dan manfaat produk.
6. Komersial produk
Produk diperkenalkan kepda konsumen, yaitu mulai dari pemberian merek, kemasan, harga preo, promosi dan distribusi produk.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar